• Reglement vrijwilligerszaken en uitvoering taken

  •  1.       Doel van dit reglement

    In dit reglement wordt aangegeven hoe invulling wordt gegeven aan het vrijwilligersbeleid en de heffing een vrijwilligersbijdrage. Doel daarvan is het bevorderen dat bij de vv Smitshoek voldoende vrijwilligers zijn c.q. menskracht beschikbaar is om alle taken bij de vv Smitshoek te kunnen verrichten.

     2.       De Vrijwilligersbijdrage

    Aan het begin van ieder voetbalseizoen wordt bij de lidmaatschapscontributie een door het bestuur van de vv Smitshoek te bepalen bedrag aan vrijwilligersbijdrage' bijgeteld (voor dit seizoen blijft dit bedrag vastgesteld op 50 euro, dit zal gelijk met de contributie geïnd worden).

    De Vrijwilligersbijdrage zal aan het lid worden terugbetaald, indien gedurende dat seizoen ‘Vrijwilligerswerk' voor de vv Smitshoek is verricht.

     3.       Aanmelding of aanwijzing voor uitvoering van taken.

    Onder ‘Vrijwilligerswerk' wordt verstaan het verrichten van een door het Bestuur van de vv Smitshoek per seizoen vast te stellen aantal uren vrijwilligerswerk door hen die daarvoor naar aanleiding van een lidmaatschap bij de vv Smitshoek in aanmerking komen. Voor dit seizoen is dit, net als voorgaande jaren, vastgesteld op een inzet per persoon van minimaal 4 uur. Als door de daarvoor in aanmerking komende personen geen taken zijn verricht, of slechts ten dele is verricht, zal de Vrijwilligersbijdrage niet worden terugbetaald. 

    Via deze site kan iedereen kenbaar maken welke diensten hij of zij willen draaien en dient het e-mailadres en het telefoonnummer ingevuld te worden. Via een email ontvangt de vrijwilliger een bevestiging van zijn taak. De vrijwilliger dient via de email dit te bevestigen aan de planner. De planner zal de uren digitaal bijhouden. Indien iemand niet komt opdagen of niet de gewenste kwaliteit geleverd heeft zal dit door de planner geregistreerd worden. Niet afmelden, maar wel een taak bevestigd via email, betekent automatisch geen terugbetaling van de vrijwilligersbijdrage.

    Het is ook mogelijk dat leden worden benaderd door een bestuurder of planner voor de uitvoering van taken. Dat op basis van afspraken en beschikbaarheid. Waarbij nadrukkelijk het uitgangspunt geldt dat vrijwilligerswerk geen vrijblijvende zaak is. Afspraak is afspraak en het werk moet gedaan worden zoals van de uitvoerder mag worden verwacht.

     

    Zodra aan de verplichte uren is voldaan, zal de planner, bestuurder of gemachtigde namens het bestuur aan de penningmeester opdracht geven tot terug storting van de Vrijwilligersbijdrage. De penningmeester zal dit periodiek uitvoeren. Het bestuur kan bepalen dat bepaalde, min of meer vaste vrijwilligers, de Vrijwilligersbijdrage aan het begin van het seizoen niet hoeven te betalen.

     4.       Wie komen in aanmerking voor ‘Vrijwilligerswerk'

    Alle leden die in aanmerking komen voor bedoeld ‘Vrijwilligerswerk' zijn:

    • Alle spelende leden van de vv Smitshoek die aan het begin van het voetbalseizoen 12 jaar of ouder zijn;
    • Ouders of verzorgers van een spelend jeugdlid van de vv Smitshoek dat aan het begin van het voetbalseizoen jonger is dan 12 jaar.

    Indien een gezin meerdere jeugdleden tot 12 jaar telt, komt een ouder of verzorger van die jeugdleden in aanmerking voor dit ‘Vrijwilligerswerk'. Ook al zijn er meerdere leden aan het begin van het seizoen jonger dan 12 in 1 gezin dan dient er 1x 4 uur ‘Vrijwilligerswerk’ verricht te worden en wordt ook maar 1x 50 euro geïnd. 

    5.     Vrijstelling ‘Vrijwilligersbijdrage'

    Bij lidmaatschapscontributie voor onderstaande personen zal geen ‘Vrijwilligersbijdrage' worden bijgeteld:

    • Personen die hiervan zijn vrijgesteld door het Bestuur van de vv Smitshoek.

    Op schriftelijk verzoek kan het Bestuur van de vv Smitshoek vrijstelling verlenen van de betaling van de ‘Vrijwilligersbijdrage':

    • Bestuursleden en commissieleden van de vv Smitshoek;
    • (Hoofd)sponsors van vv Smitshoek v.w.b. kinderen jonger dan 12 jaar;
    • Trainers, leiders en verzorgers die actief zijn bij vv Smitshoek-teams;
    • Verenigingsscheidsrechters die bij vv Smitshoek actief zijn;
    • Anderen, met ter zake dienende redenen, ter beoordeling van het Bestuur van de vv Smitshoek.

     

    Zoals eerder vermeld zal voorts voor het huidige seizoen iedereen zelf initiatief moeten nemen indien hij/zij meent voor een vrijstelling in aanmerking te komen. Voor vrijstelling dient een email gestuurd te worden naar de planner van vv Smitshoek (planner@vvsmitshoek.nl).

     

    6.     Vrijwilligerstaken

    De taken waaruit ‘Vrijwilligerswerk" bij de vv Smitshoek bestaat worden door het Bestuur vastgesteld. Zoveel als mogelijk zal rekening worden gehouden met de voorkeur voor en keuze van hen die dit ‘vrijwilligerswerk' gaan verrichten. De ‘vaste’ vrijwilligers die gedurende het hele voorafgaande voetbalseizoen al vrijwilligerswerk hebben verricht, krijgen voorrang bij de keuze van het vrijwilligerswerk. Indien voor de te verrichten taken reeds voldoende vrijwilligers beschikbaar zijn, kan door het Bestuur een andere taak aan een vrijwilliger worden toegewezen. Alle taken zullen via de site van vv Smitshoek onder het kopje vrijwilligers kenbaar gemaakt worden. De VV Smitshoek hanteert in principe 3 categorieën vrijwilligerstaken:

    1. Voor ouders/verzorgers van leden van onder de 12 jaar. Dat betreft vooral hulp in de kantine (of koffiehoek), schoonmaakwerkzaamheden, bijdragen aan organisatie van toernooien of evenementen etc.;
    2. Leden van 12 tot 16 jaar. Daarbij gaat het vooral om wat wij onder Dienst op en rond het Veld (DOV) verstaan. Het doen van werkzaamheden tijdens wedstrijddagen, toernooien of evenementen ter ondersteuning van de teams. Zoals het openen van deuren, het regelen van limonade of thee tijdens de rust. Maar ook het schoonhouden van de gangen, het ophalen van cornervlaggen na de laatste wedstrijd op een bepaald veld en dergelijke. Alles in samenspraak met v;
    3. c.       Leden van 16 jaar en ouder, werkzaamheden onder de noemer van Club Support. Daarbij worden op wedstrijddagen, toernooien of evenementen van specifieke teams die op die datum thuis spelen of vrij zijn van het spelen van een wedstrijd 4 teamleden – in overleg met de betreffende teamleiding/ het betreffende team – geselecteerd voor de uitvoering van noodzakelijke werkzaamheden. Daarbij gaat het om vooral om taken in en rond de kantine en het terras, zoals het ophalen van glazen, het verwijderen van afval op de tafels en vloeren, het legen van volle prullenbakken, het op de juiste plek terugzetten van meubilair. Maar ook het ophalen van afval en flesjes of pads bij velden dugouts waar wedstrijden zijn gespeeld. Dit in overleg met c.q. onder toezicht van het bestuur of de namens het bestuur gemachtigde op dit vlak. Voor de uitvoering van deze taken worden bij de juiste uitvoering de vrijwilligersbijdragen van de 4 betrokken spelers als vergoeding terugbetaald.

     

    Hoewel per keer slechts 4 teamleden worden aangesteld wordt gezien de waarde die de VV hecht aan ‘teamwork’ bevorderd dat bovengenoemde taken door de betreffende teams worden uitgevoerd. Dat onder het motto: Vele handen maken licht werk. Het werk vindt overwegend in de middag plaats, vanaf 12 uur. Als de betreffende teams die middag moeten spelen wordt daar zoveel mogelijk rekening mee gehouden. Daarvoor vindt in principe om 12 uur met een vertegenwoordiger van het bestuur overleg plaats over wanneer de taken precies worden uitgevoerd, dus voor of na de eigen wedstrijd. Uit het oogpunt van bevordering ‘teamwork’ wordt de vergoeding die voor deze taken aan de orde is gekoppeld aan het betreffende team. Dat mag zelf onderling bepalen of

    • De 4 teamleden alleen het werk uitvoeren en daarmee ook zelf de vergoeding daarvoor ontvangen;
    • Het hele team helpt en de vergoeding ten goede komt aan het team (teamuitje, aanschaf materiaal, of wat dan ook).

     

    7. Verantwoordelijkheid Vrijwilliger

    Met uitzondering van de inzet via DOV of Club Support is de vrijwilliger zelf verantwoordelijk voor de invulling van het minimaal verplichte aantal uren. De vrijwilliger zal zelf voor vervanging dienen te zorgen bij verhindering. (Voor het seizoen 2018/2019 geldt dat 2 volledige werkdagen voor een bepaalde dienst via de planner kenbaar gemaakt worden dat de dienst niet ingevuld kan worden en zal de planner nieuwe kandidaten zoeken. Is het minder dan 2 volledige werkdagen voor een dienst, dan dient de vrijwilliger dit zelf te verzorgen en door te geven aan de planner wie de vervanger wordt). Te allen tijde blijft de vrijwilliger verantwoordelijk van het (op de juiste wijze) uitvoeren van het door hem of haar gekozen of toegewezen vrijwilligerswerk. 

    De Vrijwilligersbijdrage zal niet door het Bestuur worden terugbetaald als:

    • geen vrijwilligerswerk is verricht;
    • bij verhindering niet voor vervanging wordt gezorgd;
    • het vrijwilligerswerk niet op de juiste wijze wordt uitgevoerd;
    • slechts een deel van het vastgestelde aantal uren per seizoen vrijwilligerswerk is verricht.

     

    Uitzondering:

    • Indien door overmacht bij de vv Smitshoek (b.v. door afgelaste wedstrijden) uren niet kunnen worden verricht, worden deze uren aangemerkt als ‘wel te zijn verricht'.

     

    8. Klachten

    Klachten dat een vrijwilliger zijn of haar vrijwilligerswerk niet (op de juiste wijze) verricht, zullen door het Bestuur worden onderzocht en/of beoordeeld. Gegrond gebleken klachten kunnen leiden tot het niet terugbetalen van de Vrijwilligersbijdrage.

     

    9.     Delegeren door Bestuur

    Het Bestuur kan één of meerdere van bovenstaande werkzaamheden delegeren. Voor de praktische uitvoering zijn bovenstaande werkzaamheden gedelegeerd aan de planner van vv Smitshoek. Eindverantwoordelijkheid ligt bij het Bestuur.

     

    10.     Ingangsdatum

    Dit Reglement Vrijwilligersbijdrage is in werking getreden met ingang van het voetbalseizoen 2014 – 2015. Het reglement is dit seizoen aangepast en aangevuld met specificatie van taken en blijft van kracht onder bovenstaande voorwaarden (wijzigingen voorbehouden).