Inleiding 
Vrijwilligers zijn onmisbaar voor het goed functioneren van onze vereniging. Dankzij hun inzet kunnen we niet alleen wedstrijden, trainingen en activiteiten organiseren, maar zorgen we samen ook voor een sportieve, veilige en gezellige verenigingsomgeving. 

In dit reglement staat beschreven wat vrijwilligerswerk binnen vv Smitshoek inhoudt, welke afspraken en verantwoordelijkheden daarbij gelden en op welke wijze de vrijwilligersbijdrage kan worden terugverdiend. 

Wat is vrijwilligerswerk? 
Vrijwilligerswerk binnen vv Smitshoek houdt in dat leden, ouders/verzorgers en andere betrokkenen zich onbetaald inzetten voor de vereniging. Vrijwilligers dragen bij aan het goed functioneren van de vereniging en aan een sportieve en plezierige omgeving voor iedereen. 

Vrijwilligerswerk kan op verschillende manieren worden ingevuld, bijvoorbeeld door: 

• het begeleiden van trainingen; 
• het fluiten van wedstrijden; 
  
• het organiseren van evenementen en toernooien; 
  
• het ondersteunen van het bestuur en commissies; 
  
• het onderhouden van de accommodatie; 
  
• het verzorgen van communicatie en PR-werk; 
  
• het uitvoeren van andere werkzaamheden die bijdragen aan de vereniging. 

Waardering 
Vrijwilligers vormen een belangrijke basis van vv Smitshoek. Door samen de handen uit de mouwen te steken, zorgen we ervoor dat de vereniging goed kan functioneren en kunnen leden elkaar ook buiten het voetbalveld ontmoeten. Vrijwilligerswerk draagt daarmee bij aan betrokkenheid, nieuwe contacten en een sterk verenigingsgevoel.  

Vele handen maken licht werk. vv Smitshoek waardeert daarom iedereen die zich vrijwillig voor de vereniging inzet. Als blijk van waardering organiseert de vereniging om het jaar een vrijwilligersavond, waarbij de inzet van onze vrijwilligers centraal staat.  

Vrijwilligersbijdrage 
Het goed functioneren van vv Smitshoek is mede afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Om voldoende vrijwilligers bij de vereniging te betrekken hanteert vv Smitshoek een vrijwilligersbijdrage. 

De vrijwilligersbijdrage is een bedrag dat bij de contributie in rekening wordt gebracht. Door gedurende het seizoen het vereiste aantal uren vrijwilligerswerk te verrichten, kan deze bijdrage worden terugverdiend. Voor jeugdleden gelden daarbij de bepalingen zoals verderop in dit reglement beschreven. 

Betaling vrijwilligersbijdrage 
Aan het begin van ieder voetbalseizoen wordt naast de lidmaatschapscontributie een vrijwilligersbijdrage in rekening gebracht. De hoogte van deze bijdrage wordt jaarlijks door het bestuur van vv Smitshoek vastgesteld. 

Voor het seizoen 2026/2027 bedraagt de vrijwilligersbijdrage € 75,00 per spelend lid, met uitzondering van de leden van het Voetbal+ en Walking Football. De bijdrage wordt gelijktijdig met de contributie geïnd. Wanneer vooraf is vastgesteld dat een lid op grond van dit reglement is vrijgesteld van de vrijwilligersbijdrage, wordt deze bijdrage niet in rekening gebracht. 

Terugverdienen vrijwilligersbijdrage 
De vrijwilligersbijdrage kan volledig worden terugverdiend door gedurende het voetbalseizoen minimaal zes uur vrijwilligerswerk voor vv Smitshoek te verrichten. Een verzoek tot teruggave van de vrijwilligersbijdrage moet uiterlijk op 1 juli van het betreffende seizoen zijn ingediend. Na deze datum vervalt in principe het recht op teruggave. Een verzoek tot teruggave over een eerder seizoen wordt niet in behandeling genomen, tenzij aantoonbaar sprake is van een tekortkoming aan de zijde van de vereniging. Eventuele onkosten die in verband met de vrijwilligerswerkzaamheden worden gemaakt, kunnen uitsluitend worden vergoed wanneer deze vooraf door de vereniging zijn goedgekeurd. 

Jeugdleden tot 12 jaar 
Voor een jeugdlid dat jonger is dan 12 jaar kan een ouder of verzorger de vrijwilligersbijdrage terugverdienen door namens het jeugdlid het vereiste aantal uren vrijwilligerswerk te verrichten. 

De vrijwilligersbijdrage geldt per spelend lid. Dit betekent dat voor ieder spelend lid afzonderlijk zes uur vrijwilligerswerk moet worden verricht om de betreffende vrijwilligersbijdrage terug te verdienen. 

Wanneer bijvoorbeeld drie kinderen uit één gezin als spelend lid bij vv Smitshoek zijn ingeschreven, kan voor ieder kind de vrijwilligersbijdrage van € 75,00 worden terugverdiend. Hiervoor moet in totaal 18 uur vrijwilligerswerk worden verricht. 

Jeugdleden vanaf 12 jaar 
vv Smitshoek vindt het belangrijk dat jeugdleden ervaren wat het betekent om onderdeel te zijn van een vereniging en daar gezamenlijk verantwoordelijkheid voor te dragen. Vanaf 12 jaar kunnen jeugdleden daarom zelf werkzaamheden verrichten om hun vrijwilligersbijdrage terug te verdienen. 

Afhankelijk van de leeftijd en de aard van de werkzaamheden kan dit onder andere door: 

• het uitvoeren van DOV-diensten (dienstverlening om het veld); 
  
• het uitvoeren van bardiensten, zoals kassawerkzaamheden, bijvullen en het schenken van frisdranken; 
  
• het fluiten van wedstrijden, vanaf 13 jaar; 
  
• het ondersteunen bij de organisatie of uitvoering van toernooien; 
  
• het ondersteunen bij activiteiten rondom Koningsdag; 
  
• het uitvoeren van keukendiensten, vanaf 13 jaar, zoals het bedienen van de kassa en het bereiden van tosti's en broodjes; 
  
• het ondersteunen bij bijzondere evenementen, zowel bij de voorbereiding als tijdens het evenement. 

Voor werkzaamheden waarvoor op grond van wet- en regelgeving of het beleid van vv Smitshoek een minimumleeftijd geldt, dient deze leeftijd te allen tijde in acht te worden genomen. Dit geldt onder meer voor het schenken van alcoholhoudende dranken en bepaalde werkzaamheden in de keuken. 

Leden die hun vrijwilligersbijdrage via bovenstaande werkzaamheden willen terugverdienen, wordt geadviseerd zich hiervoor tijdig gedurende het seizoen aan te melden. De vereniging kan niet garanderen dat aan het einde van het seizoen nog voldoende vrijwilligersdiensten beschikbaar zijn om het vereiste aantal uren te behalen. 

Structurele vrijwilligers 
Ouders/verzorgers en andere leden die zich gedurende het seizoen structureel en onbetaald voor vv Smitshoek inzetten, kunnen eveneens in aanmerking komen voor teruggave van de vrijwilligersbijdrage. 

Onder structurele vrijwilligers worden onder andere verstaan: 

• vaste trainers, verzorgers en teammanagers van een team. Ouders/verzorgers die binnen een team uitsluitend bij toerbeurt vlaggen of fluiten, vallen niet onder deze categorie; 
  
• scheidsrechters die via de scheidsrechters coördinator worden ingeroosterd; 
  
• leden van het bestuur van vv Smitshoek; 
  
• vaste leden van commissies, zoals de toernooicommissie, kantinecommissie, businessclub, supportersclub en het Oranjecomité; 
  
• vaste medewerkers van de clubshop; 
  
• vaste medewerkers van de ontvangstkamer; 
  
• vaste DOV-medewerkers op zaterdag; 
  
• vaste toezichthouders tijdens de avonduren op doordeweekse dagen; 
  
• stagiaires. 

Voor structurele vrijwilligers geldt dat hun inzet gedurende het seizoen ten minste gelijk moet zijn aan het vereiste aantal uren vrijwilligerswerk. 

Sponsoren 
vv Smitshoek waardeert de bijdrage van haar sponsoren aan de vereniging en de verschillende teams. Sponsoring wordt echter niet aangemerkt als vrijwilligerswerk en kan daarom op zichzelf niet worden gebruikt om de vrijwilligersbijdrage terug te verdienen. 

Een sponsor die onbetaald vrijwilligerswerk voor de vereniging verricht, kan op basis van deze vrijwilligerswerkzaamheden wel in aanmerking komen voor teruggave van de vrijwilligersbijdrage, mits aan de overige voorwaarden van dit reglement wordt voldaan. 

Uitzonderingen en vrijstellingen 
In bijzondere omstandigheden kan een uitzondering op de bepalingen van dit reglement worden gemaakt. Het bestuurslid Vrijwilligerszaken is, onder verantwoordelijkheid van het bestuur van vv Smitshoek, bevoegd om verzoeken om een uitzondering of vrijstelling te beoordelen. 

Een lid of ouder/verzorger die meent voor een uitzondering of vrijstelling in aanmerking te komen, kan hiervoor een gemotiveerd verzoek indienen bij de afdeling Vrijwilligerszaken via vrijwilligers@vvsmitshoek.nl. Een vrijstelling is pas van toepassing nadat deze door of namens het bestuur is goedgekeurd. 

Betaalde functies 
Werkzaamheden waarvoor een vaste vergoeding of salaris van vv Smitshoek wordt ontvangen, worden niet aangemerkt als vrijwilligerswerk in het kader van dit reglement. 

Een lid dat uitsluitend een betaalde functie binnen de vereniging vervult, bijvoorbeeld als betaalde trainer of in een andere betaalde functie, kan op basis van deze werkzaamheden de vrijwilligersbijdrage niet terugverdienen. 

Verantwoordelijkheid vrijwilliger 
De vrijwilliger is zelf verantwoordelijk voor het tijdig inplannen en verrichten van het vereiste aantal uren vrijwilligerswerk. Om voor volledige teruggave van de vrijwilligersbijdrage in aanmerking te komen, moet gedurende het betreffende seizoen minimaal zes uur vrijwilligerswerk zijn verricht. 

Van de vrijwilliger wordt verwacht dat de gekozen of toegewezen werkzaamheden zorgvuldig en volgens de gemaakte afspraken worden uitgevoerd. Dit betekent onder meer dat de vrijwilliger op het afgesproken tijdstip aanwezig is en de werkzaamheden naar behoren uitvoert. 

Wanneer een vrijwilliger verhinderd is voor een ingeplande dienst, is de vrijwilliger zelf verantwoordelijk voor het tijdig afmelden volgens de binnen de vereniging geldende afspraken. 

Klachten 
Een lid, ouder/verzorger of vrijwilliger die het niet eens is met een beslissing over de uitvoering van dit reglement, de registratie van vrijwilligersuren of de teruggave van de vrijwilligersbijdrage, kan hierover een gemotiveerde klacht indienen. Een klacht kan per e-mail worden ingediend bij de afdeling Vrijwilligerszaken via vrijwilligers@vvsmitshoek.nl. Het bestuurslid Vrijwilligerszaken beoordeelt de klacht onder verantwoordelijkheid van het bestuur van vv Smitshoek. Indien het bestuurslid Vrijwilligerszaken zelf direct betrokken is bij de betreffende kwestie, wordt de klacht door een ander bestuurslid of door het bestuur behandeld. De indiener wordt na beoordeling van de klacht geïnformeerd over de genomen beslissing. 

Geldigheid vrijwilligersreglement 
Dit vrijwilligersreglement geldt voor het seizoen 2026/2027 en wordt jaarlijks door het bestuur van vv Smitshoek geëvalueerd. 

Het bestuur kan het reglement aanpassen wanneer ontwikkelingen binnen de vereniging, gewijzigde omstandigheden of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven. Wijzigingen worden door het bestuur vastgesteld en op een passende wijze aan de leden bekendgemaakt. 

Voor de toepassing van de vrijwilligersbijdrage gelden de bepalingen van het reglement dat voor het betreffende voetbalseizoen is vastgesteld. 

Tot slot 
Vrijwilligers zijn van grote waarde voor vv Smitshoek. Door gezamenlijk een bijdrage te leveren, zorgen we ervoor dat activiteiten kunnen plaatsvinden en dat onze vereniging een sportieve, veilige en plezierige omgeving blijft voor iedereen. 

Samen maken we vv Smitshoek sterker. 

Aldus vastgesteld door het bestuur van vv Smitshoek op 1 september 2026.